Cuối tháng, số dư công nợ trên phần mềm có thể trông hợp lý nhưng vẫn thiếu một khoản thanh toán, ghi trùng hóa đơn hoặc nhầm đối tượng. Đối chiếu công nợ giúp kế toán xác định từng khoản còn phải thu, phải trả và tìm nguyên nhân chênh lệch trước khi dùng số liệu để lập báo cáo. Bạn có thể thực hiện theo bảy bước dưới đây.
1. Chốt phạm vi và thời điểm đối chiếu
Xác định kỳ cần kiểm tra, danh sách khách hàng hoặc nhà cung cấp và ngày lấy số liệu. Ghi rõ số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Khi hai bên cùng so sánh, cần dùng cùng một mốc thời gian; một khoản chuyển tiền cuối ngày có thể được ghi nhận ở hai kỳ khác nhau.
2. Tập hợp hồ sơ theo từng đối tượng
Chuẩn bị hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thu chi, sao kê ngân hàng và các khoản giảm trừ nếu có. Sắp xếp theo mã khách hàng hoặc nhà cung cấp rồi theo ngày chứng từ. Mỗi dòng trên sổ chi tiết nên truy được về hồ sơ gốc tương ứng.
Nếu chưa quen kiểm tra đầu vào, bạn có thể xem thêm bài 6 bước kiểm tra chứng từ trước khi nhập sổ.
3. Xuất sổ chi tiết và lập bảng đối chiếu
Từ phần mềm kế toán hoặc Excel, xuất sổ chi tiết công nợ cho từng đối tượng. Một bảng làm việc đơn giản nên có: ngày chứng từ, số chứng từ, nội dung, số phát sinh tăng, số phát sinh giảm, số dư và ghi chú. Kiểm tra xem mã đối tượng, tên đơn vị và kỳ hạch toán có thống nhất giữa các nguồn dữ liệu hay không.
4. Đối chiếu từng khoản phát sinh
Ghép từng hóa đơn với hồ sơ giao hàng, từng khoản thu hoặc chi với chứng từ thanh toán. Đánh dấu các khoản chưa khớp thay vì sửa trực tiếp trên sổ. Chú ý các trường hợp thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn, một lần thanh toán cho nhiều hóa đơn, ứng trước, hàng trả lại và bù trừ công nợ.
Ví dụ, sổ theo dõi còn phải thu 12 triệu đồng nhưng khách hàng báo còn 7 triệu đồng. Hãy tìm khoản chênh 5 triệu đồng trong sao kê và chứng từ thu tiền trước khi kết luận bên nào ghi sai. Có thể tiền đã về ngân hàng nhưng chưa được phân bổ cho đúng khách hàng.
5. Kiểm tra số dư và lập danh sách chênh lệch
Đối chiếu số dư đầu kỳ, tổng phát sinh và số dư cuối kỳ của sổ chi tiết với bảng tổng hợp. Với mỗi khoản chênh, ghi rõ số tiền, chứng từ liên quan, nguyên nhân dự kiến, người phụ trách và hướng xử lý. Phân biệt khoản đang chờ chứng từ với khoản đã xác định ghi sai để tránh điều chỉnh vội.
6. Trao đổi và xác nhận với đối tác
Gửi bảng đối chiếu hoặc biên bản xác nhận theo quy trình của doanh nghiệp. Khi đối tác phản hồi, lưu bản xác nhận và các trao đổi liên quan cùng hồ sơ kỳ đó. Nếu hai bên chưa thống nhất, giữ nguyên phần chênh lệch trên danh sách theo dõi và tiếp tục truy chứng từ; đừng xem việc gửi bảng là đã hoàn tất đối chiếu.
7. Điều chỉnh có căn cứ và kiểm tra lại
Sau khi tìm được nguyên nhân, lập chứng từ hoặc bút toán điều chỉnh theo quy trình nội bộ và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Xuất lại sổ chi tiết, kiểm tra số dư sau điều chỉnh và lưu dấu vết trước, sau để người kiểm tra khác có thể theo dõi. Nếu vấn đề liên quan đến hóa đơn hoặc thuế, cần kiểm tra quy định hiện hành cho đúng tình huống trước khi xử lý.
Checklist trước khi kết thúc
- Cùng kỳ và cùng đối tượng đối chiếu.
- Có chứng từ cho các khoản tăng, giảm và thanh toán.
- Sổ chi tiết khớp bảng tổng hợp, hoặc đã ghi rõ chênh lệch.
- Các khoản chưa thống nhất có người theo dõi và thời hạn xử lý nội bộ.
- Hồ sơ xác nhận và phiên bản sổ sau điều chỉnh đã được lưu.
Luyện tập trên một bộ chứng từ thực tế sẽ giúp bạn nhận ra chênh lệch nhanh hơn so với chỉ học định khoản riêng lẻ. Trung tâm dạy kèm kế toán Thanh An có các lớp thực hành kế toán tại Đà Nẵng; bạn có thể xem thông tin khóa học hoặc liên hệ số 0934 797 661 được công bố trên website để tìm lớp phù hợp.
Bài viết là hướng dẫn thực hành tổng quát. Cách hạch toán và xử lý chứng từ cụ thể cần đối chiếu với hồ sơ, chế độ kế toán và quy định hiện hành của doanh nghiệp.
